En la primera sesión se trata de explicarle a los alumnos la actividad que vamos a realizar. Después introduciremos el elemento fantástico en las mismas. Estructura de una carta La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector. Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales: 1.Inicio. 2.Cuerpo de la carta. 3.Cierre Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente. 1.- El inicio de las cartas Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y estilo. Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir de fórmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo. El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales. Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito: 1.- La fecha En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no existe una norma al respecto. Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los escritos. A continuación damos algunas indicaciones: Los meses se escriben en minúscula. Los años se escriben sin punto. Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra índole, debemos hacerlo todo con letra. Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del año (20 de marzo de 2001). No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por considerarse una fórmula anticuada (Madrid, 18 de julio de 2000 en lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000). 2.- El saludo o encabezamiento El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario y del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y comenzar la carta directamente. El cuerpo de la carta El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en si. Es fundamental que esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su función. En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redacción. Para ello puede resultar útil seguir las siguientes indicaciones: Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes: Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo a su carta del día…). Emplear construcciones sintácticas ordenadas ( sujeto, verbo y complementos): Nos ponemos en contacto con usted para informarle… Tenemos el gusto de comunicarle… No existen unas normas rígidas para concluir una carta, aunque siempre debemos hacerlo de forma que guarde relación con el saludo o encabezamiento empleado. 1.- La despedida Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta: Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes: Sin otro particular… Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente. Quedo a su disposición… A la espera de… Atte. Las cuales pueden ser sustituidas por las mas usuales: Un saludo, Reciba un cordial saludo, Atentamente, Les saluda atentamente, Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus noticias…;Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda surgirles…). Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios (Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta entonces… en lugar de Esperando que en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder comenzar una relación comercial entre ambas compañías de forma satisfactoria, me despido…). 2.- La firma En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los apellidos en letra impresa, así como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente: 1.Firma 2.Nombre 3.Cargo 4.La posdata La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca después de la firma y separada de esta por un interlineado amplio. Se introduce con las iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por objeto introducir un mensaje o recordatorio. Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algún dato nuevo que queramos destacar por algún motivo. Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones se utiliza para destacar información importante. Debe ser breve; a ser posible que no ocupe mas de una línea.